¿Qué es un PDF? | Para qué sirve y cómo crearlos

Si trabajas con documentos digitales, te habrás dado cuenta de que, en algunas ocasiones, hay incompatibilidades con los formatos y la información que has enviado o recibes no siempre aparece como debería. Para evitar que esto pase, existen archivos con un formato universal: los PDF. Si quieres aprender a crearlos y conocer todas sus aplicaciones, así como aprovechar sus ventajas, como comprimir un PDF, editarlo o ponerle contraseña, solo tienes que seguir leyendo.

¿Qué es un PDF y para qué sirve?

PDF son las siglas de Portable Document Format o Formato de Documento Portátil. O lo que es lo mismo, es un tipo de documento digital que, por sus características, es totalmente compatible con cualquier dispositivo, sin importar el software, el hardware o el sistema operativo que se utilice.

Sus orígenes se remontan a comienzos de los años 90, cuando se pretendía que cualquier documento se pudiera visualizar, imprimir o enviar en una versión electrónica. Hoy, es un formato de archivo aceptado universalmente y de estándar abierto, reconocido por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO).

En cuanto a su finalidad, los PDF pueden almacenar cualquier tipo de documento tradicional o interactivo. Como veremos más adelante, se incluyen las presentaciones, los libros electrónicos, los gráficos o los catálogos, entre muchos otros.

Características de un PDF

La característica más destacada de estos archivos es que se crean a partir de otro documento. Es decir, que a diferencia de otros, como los archivos de Microsoft Word, no se abren en blanco y se añaden contenidos. El PDF se crearía a partir de dicho archivo de Word, al guardarlo o exportarlo como tal.

Otras características son las siguientes:

Capacidad de compresión

Algunos documentos se utilizan para ser añadidos en las páginas web. Sin embargo, si son de larga extensión, su peso será elevado y harán que la web se cargue con mayor dificultad, lo que puede implicar que las visitas se vayan antes de visualizarlo. Con la compresión de un PDF, esta problemática desaparece, ya que al comprimir el PDF es posible mantener una alta calidad.

Multiplataforma

Además de poder visualizarse con cualquier sistema operativo, también los documentos impresos se pueden escanear para convertirse a este formato.

Mantenimiento de las características originales

El aspecto del documento se mantiene y no se modifica ni la estructura ni los contenidos. Algo habitual con otros formatos en función de la versión empleada y la compatibilidad, que hace que las imágenes cambien de sitio y la información se presente desorganizada.

Seguridad

Los PDF pueden cifrarse y protegerse con una contraseña, de manera que no se pueda copiar o editar el documento sin autorización. También es posible incorporar la firma electrónica.

Menor espacio de almacenamiento

Otra ventaja de poder comprimir un PDF es que el espacio que va a ocupar en el almacenamiento de los discos será mucho menor. Esto facilita también los envíos.

¿Cuál puede ser el contenido de los PDF?

El contenido de un PDF va a depender de la temática que se exponga en ellos. No obstante, por lo general aparecen una serie de elementos, que son los siguientes.

- Título. Es la primera referencia al tema que se trata, por lo que será claro y preciso.

- Introducción. Esta es un resumen de corta extensión donde se detallan los aspectos más importantes que se van a tratar en el documento. Debe permitir la comprensión global en pocas frases.

- Subtítulos. Los subtítulos aparecerán a lo largo de todo el PDF para desglosar el contenido en puntos. Así, la visualización resulta más clara y se facilita también la comprensión.

- Cuerpo. El cuerpo es la información de valor que ofrece el documento en sí mismo, explicada en detalle. Por lo general, se ve acompañada de los elementos que veremos a continuación.

- Imágenes. Las imágenes son la representación visual del texto al que acompañan y persiguen esclarecer el contenido. Pueden incluir gráficos, capturas de pantalla, fotografías, etc.

- Vídeos. Los vídeos son las secuencias de imágenes con sonido y están aumentando su popularidad frente a las anteriores, al ser más didácticos y entretenidos, aunque su peso es mayor; de ahí la importancia de comprimir un PDF.

- Sonidos. Estos son archivos de audio sin imágenes; útiles para explicar la información sin incrementar el peso.

- Enlaces. Los enlaces son hipervínculos que se insertan en el texto y que redirigen a otra página web o fuente externa. También se usan para complementar o ampliar la información.

- Marcadores. Los marcadores son vínculos con un texto representativo y que se emplean para facilitar la navegación por el documento, al dirigir de forma directa a cada sección del mismo.

- Conclusión. La conclusión es la parte final del documento, donde se vuelven a mencionar las ideas más relevantes de la exposición para recapitular.

¿Qué tipos de contenido se pueden crear en PDF?

Como hemos visto, los PDF se adaptan a todo tipo de archivos, tanto si están en papel y se escanean como si son otro formato digital. De este modo, se puede elaborar una amplia variedad de documentos con múltiples finalidades. Los más habituales son los siguientes:

Ebooks

Los eBooks son libros en formato electrónico o digital, pensados para ser leídos desde un dispositivo electrónico. En la actualidad, también se llama así a los documentos de larga extensión que se cargan en una página web y que los usuarios pueden descargar introduciendo un correo electrónico. Al ser su peso más elevado que un artículo común, y tal y como explicamos, es importante comprimir un PDF de este tipo.

White Paper

Los White Paper son documentos escritos que incluyen multitud de datos y estadísticas sobre una temática en concreto. Con su perfil técnico, aportan valor al usuario y le ayudan a comprender el contenido, así como a encontrar soluciones y tomar una decisión.

Porfolios

Los portfolios son presentaciones digitales claras y accesibles de los mejores trabajos de una persona o una empresa, para exponer su marca digital y facilitar las colaboraciones.

Catálogos

Los catálogos son herramientas multimedia y muy dinámicas que muestran en detalle los productos y los servicios de una empresa.

Revistas

Las revistas son publicaciones con las mismas características que las tradicionales en papel, pero con la diferencia de que son archivos digitales alojados en Internet.

Periódicos

Son medios directos de comunicación, con un carácter informativo y contenidos veraces y objetivos. Frente al declive de los elaborados en papel, el poder comprimir un PDF hace que sean una alternativa cada vez más habitual para la lectura desde dispositivos electrónicos.

Material educativo

Se trata de todos los contenidos didácticos que emplean los docentes para impartir clases y transmitir conocimientos. Gracias a los PDF, se pueden distribuir documentos de diversa índole y fáciles de transportar.

¿Cómo crear un PDF sin descargar Apps?

Otra de las ventajas de los PDF que no hemos mencionado es que pueden obtenerse sin necesidad de descargar ninguna aplicación o software. ¿Y cómo puedes hacerlo?

1. Ve a Google Drive --> Crea un nuevo Documento en Blanco

Entra en tu cuenta y accede a Google Drive. A la izquierda y arriba, ve a donde dice Nuevo y crea un documento de Google en blanco.

2. Elige un tema relevante para tus usuarios

Lo ideal es que tengas ya una idea de la temática que deseas tratar, que vaya acorde con el lugar donde aparecerá o se mostrará, como en tu blog o en una presentación pública.

3. Crea la estructura a seguir

Desarrolla toda la temática en diferentes apartados, que permitan facilitar la comprensión y que incluya todos los puntos relevantes.

4. Escribe el contenido

Con la guía hecha, empieza a rellenar cada uno de los subtítulos con el contenido.

5. Agrega imágenes para apoyar la información

Para que la información resulte más ligera visualmente y sea más fácil comprenderla, añade imágenes o cualquiera de los contenidos que mencionamos anteriormente.

6. Pon un nombre de archivo relevante

Cuando hayas finalizado, ve a la parte superior donde dice Documento sin título y haz clic para cambiarlo por uno que sea adecuado y relacionado con el contenido.

7. Agrega una descripción

Si lo deseas, utiliza la opción de Resumen que aparece en el panel izquierdo. Aquí podrás introducir una breve descripción del contenido.

8. Descarga el archivo en PDF

Ve a Archivo, selecciona la opción de Descargar y elige el Documento PDF.

Recursos gratis para tus PDFs

Para hacer que tus PDFs sean más atractivos e interesantes y que tengan un aspecto más profesional, en la red puedes encontrar una infinidad de recursos que te ayudarán con ello. Tanto si cuentas con un presupuesto elevado como si no, estas herramientas son en su mayoría gratuitas, o disponen de opciones que lo son.

Están orientadas a todo tipo de finalidades, como Canva o Venngage, con plantillas decorativas para diferentes documentos en las que solo tendrás que insertar el contenido; bancos de imágenes como Freepik o Pixabay y edición de las mismas como PIXlr, o Piktochart y Datawrapper para crear gráficos.

Conclusión

Ahora que ya conoces lo que es un PDF y para qué sirve, así como todas sus aplicaciones y el contenido que se puede incluir, solo te falta el paso final: ¡comenzar a hacer uso de ello! Empieza a crear todo tipo de documentos con una estética cuidada y profesional y fáciles de compartir y visualizar en cualquier dispositivo electrónico.

Tanto si son para uso personal como el entorno educativo o laboral, este tipo de formato elimina todas las barreras de las alternativas que ya conocemos. No te olvides de seguir todos los pasos indicados para su creación y de comprimir un PDF antes de enviarlo o cargarlo. ¡Así todo serán ventajas!