Google Docs: Caracteristicas más relevantes

La productividad es uno de los puntos de interés de Google desde sus inicios.

Es por ello que poco a poco ha incorporado una serie de servicios gratuitos y pago basados en la nube, como valor diferenciador a los programas de ofimática que han dominado el mercado.

En este sentido, el buscador ofrece varias herramientas enfocadas a estos aspectos, como Keep o Calendar. Sin embargo, una de las opciones más potentes y versátiles es Google Docs.

Esta herramienta forma parte del paquete de productividad de G Suite y, aunque no es tan conocida como otras opciones de Google como Gmail o YouTube, tiene una serie de funciones interesantes para los grupos de trabajo.

Así que a continuación te describiremos las características de Google Docs más relevante para conozcas las potencialidades de esta herramienta.

Qué es Google Docs

Google Docs es un procesador de texto que te permite crear y editar documentos de texto desde tu navegador web.

Forma parte del conjunto de herramientas de productividad en línea Google Drive, que también incluye Google Sheets (para hojas de cálculo) y Google Slides (para presentaciones), Google Sites (para páginas web), entre otras.

Conoce qué es Google Sites

Esta es la competencia de Microsoft Office, es gratuito y está disponible en cualquier ordenador con conexión a Internet, debido a que este es un servicio basado en la nube.

También puedes acceder en tu dispositivo móvil, ya que existe una aplicación de Google Docs para dispositivos Android e iOS.

Historia de Google Docs

Google Docs se lanzó por primera vez en 2006 como parte de Google Labs, que era un campo de pruebas para nuevos productos de Google.

Originalmente se llamaba Writely y fue desarrollado por dos empresarios, Steve Newman y Sam Schillace. Posteriormente fueron adquiridos por Google.

En octubre de 2009, Writely pasó a llamarse Google Docs y se integra con el resto del conjunto de Google Drive.

Conoce qué es Google Drive

Desde entonces, ha sufrido varios cambios de diseño y funcionalidad, pero su función principal sigue siendo la misma.

Características de Google Docs

Google Docs ofrece una variedad de funciones que lo convierten en una gran herramienta de procesamiento de textos tanto para uso personal como profesional.

Algunas de las características de Google Docs más relevantes son:

Colaboración en tiempo real:

Varios usuarios pueden trabajar en el mismo documento al mismo tiempo y ver los cambios de los demás en tiempo real. Esto es perfecto para los proyectos en equipo.

Así que puedes crear tus archivos y compartirlos con tus colaboradores para la revisión y edición, con el fin de acelerar el flujo de trabajo.

Historial de versiones:

Guarda automáticamente todas las versiones de un documento, por lo que siempre puedes volver a una versión anterior de tu texto si lo necesitas.

Comentarios:

Google Docs también ofrece una función de comentarios, para que puedas dejar notas para ti o para otros colaboradores.

Exportación

Los archivos de Google Docs se pueden exportar a varios formatos, como DOCX, PDF y HTML.

Corrector ortográfico

Google Docs cuenta con un corrector ortográfico integrado que te ayudará a crear documentos con aspecto profesional.

Contenido en otros formatos

Puedes insertar imágenes, vídeos y gráficos en tu documento de Google Docs, haciéndolo más atractivo visualmente.

Complementos

También hay una serie de complementos que puedes utilizar para mejorar la funcionalidad de Google Docs. Entre ellos se encuentran:

Tabla de contenidos

Este complemento genera una tabla de contenidos para tu documento, basada en sus encabezados.

Diagramas de Lucidchart

Este complemento te permite insertar diagramas y diagramas de flujo en tu documento de Google Docs.

EasyBib

Este complemento te ayuda a crear citas para tu documento.

Ventajas y desventajas de Google Docs.

Google Docs tiene mucho que ofrecer, pero también tiene algunos inconvenientes. Veamos las principales ventajas y desventajas de utilizar esta herramienta.

Ventajas de Google Docs

Las principales ventajas de Google Docs son:

• Es gratuito: Google Docs es un servicio gratuito, lo que lo convierte en una gran opción para particulares y empresas que no quieren gastar dinero en un editor de textos.
• Es fácil de usar:  Google Docs es muy fácil de usar. Incluso si nunca has utilizado un procesador de textos, podrás aprender a utilizarlo con facilidad.
• Está disponible en cualquier lugar: Como Google Docs es un servicio basado en la nube, puedes acceder a tus documentos a él desde cualquier lugar, siempre que tenga una conexión a Internet.
• Es compatible con Microsoft Office: Google Docs es compatible con los formatos de Microsoft Office, por lo que puedes abrir y editar archivos DOCX y XLSX con facilidad.
• Permite ahorra espacio en disco duro: Como Google Docs es un servicio basado en la nube, no es necesario descargar nada en el dispositivo, lo que permite ahorrar espacio.
• Actualización automática:  Esta es una cualidad interesante, ya que permite almacenar el texto a medida que se va incluyendo nueva información evitando las pérdidas y el retrabajo.

Desventajas de Google Docs

Las principales desventajas de Google Docs son:

• Hay una curva de aprendizaje:  Aunque Google Docs es fácil de usar, todavía hay una curva de aprendizaje. Esto puede ser frustrante para algunos usuarios, especialmente si están acostumbrados a usar Microsoft Word.
• Carece de algunas funciones: Google Docs no tiene todas las funciones de Microsoft Word. Por ejemplo, no tiene funciones avanzadas como el seguimiento de cambios y la combinación de correspondencia.
• Puede ser lento: Google Docs puede tardar en cargarse, sobre todo si utilizas una conexión a Internet lenta.

A pesar de sus inconvenientes, Google Docs sigue siendo un gran procesador de textos.

Cómo utilizar Google Docs

Google Docs es un procesador de textos bastante sencillo, por lo que si has utilizado algún otro software de este estilo con anterioridad (como Microsoft Word), podrás conocer su funcionalidad.

Para crear un nuevo documento, accede a tu cuenta de Google Drive y haz clic en el botón "Nuevo". A continuación, selecciona "Documentos de Google" en el menú desplegable.

También puedes acceder a Google Docs entrando en docs.google.com en tu navegador web.

Una vez que estés en la interfaz de Google Docs, puedes empezar a crear un nuevo documento haciendo clic en la plantilla "en blanco".

Conclusión

Google Docs es un potente procesador de texto tanto para uso individual como empresarial.

Es fácil de usar, es gratuito, está disponible en cualquier lugar ya que es un servicio en línea y está incluido como parte de las herramientas de Google Drive.

Tiene muchas funcionalidades, algunas de las cuales son: crear y colaborar en documentos, añadir imágenes y vídeos, comentar documentos, etc.

Sin embargo, todavía hay una curva de aprendizaje, y carece de algunas características de Microsoft Word. No obstante, vale la pena considerar Google Docs si buscas una alternativa a Microsoft Word.